Kế toán hộ kinh doanh cá thể đóng vai trò quan trọng trong việc giúp chủ hộ theo dõi chính xác doanh thu, chi phí, lợi nhuận và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật. Việc thực hiện đúng các nghiệp vụ kế toán không chỉ giúp quản lý doanh thu, chi phí minh bạch mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu hiệu quả kinh doanh. Việc hiểu đúng và áp dụng chuẩn quy trình kế toán sẽ là nền tảng giúp hộ kinh doanh phát triển bền vững.
1. Đối tượng áp dụng kế toán hộ kinh doanh?
Trong bối cảnh ngày càng nhiều hộ kinh doanh cá thể phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, việc áp dụng chế độ kế toán trở nên cần thiết nhằm đảm bảo minh bạch tài chính và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Tuy nhiên, không phải hộ kinh doanh nào cũng thuộc diện bắt buộc phải thực hiện kế toán. Vậy ai là đối tượng cần áp dụng kế toán hộ kinh doanh?
Căn cứ theo Điều 2 của Thông tư 88/2021/TT-BTC, chế độ kế toán hộ kinh doanh cá thể được quy định như sau:
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Đối tượng áp dụng Thông tư này là các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai theo quy định của pháp luật về thuế.
2. Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc diện phải thực hiện chế độ kế toán nhưng có nhu cầu thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư này thì được khuyến khích áp dụng.
Cá nhân kinh doanh và hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai tức là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quy mô lớn hoặc có quy mô về doanh thu, lao động áp ứng từ mức cao nhất các tiêu chí của một doanh nghiệp siêu nhỏ thì phải nộp thuế theo phương pháp kê khai và thực hiện chế độ kế toán.
Như vậy, cá nhân và hộ kinh doanh quy mô nhỏ có thể nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc từng lần phát sinh mà không phải thực hiện chế độ kế toán.
Từ ngày 01/07/2025, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên sẽ bắt buộc chuyển sang phương pháp kê khai, thay vì tiếp tục nộp thuế theo hình thức khoán như trước.
Đến 01/01/2026, phương pháp thuế khoán sẽ chính thức bị bãi bỏ, áp dụng đồng loạt chế độ kê khai thuế. Khi đó, mọi hộ kinh doanh phải thực hiện sổ sách kế toán, ghi chép doanh thu – chi phí, và sử dụng hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế thông qua máy tính tiền.
Điều kiện để được tính là hộ kinh doanh quy mô lớn:
Căn cứ Khoản 2, Điều 3 Thông tư số 40/2021/TT-BTC, Điều kiện để được tính là hộ kinh doanh quy mô lớn như sau:
2. “Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quy mô lớn” là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ trở lên, cụ thể như sau: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản và lĩnh vực công nghiệp, xây dựng có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm từ 10 người trở lên hoặc tổng doanh thu của năm trước liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên; hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm từ 10 người trở lên hoặc tổng doanh thu của năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên.
Theo đó, một hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh sẽ được xếp vào nhóm có quy mô lớn nếu đáp ứng ít nhất một trong hai tiêu chí sau đây:
- Trong năm, có bình quân từ 10 lao động trở lên thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội.
- Tổng doanh thu của năm liền kề trước đạt tối thiểu 3 tỷ đồng đối với các ngành sản xuất thuộc lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản và công nghiệp; hoặc đạt từ 10 tỷ đồng trở lên nếu hoạt động trong lĩnh vực thương mại hay dịch v
2. Tổ chức công tác kế toán cho cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh
Trong kế toán hộ kinh doanh cá thể, chủ kinh doanh có thể tự chọn người phụ trách kế toán, người này cần có kiến thức chuyên môn và có thể là người thân hoặc nhân viên thuê ngoài. Có thể áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC hoặc chế độ của doanh nghiệp siêu nhỏ.
Căn cứ theo Điều 3 của Thông tư số 88/2021/TT-BTC, các quy định về kế toán hộ kinh doanh cá thể được nêu rõ như sau:
Điều 3. Tổ chức công tác kế toán
1. Việc bố trí người làm kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh do người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quyết định. Người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể bố trí cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của mình làm kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc bố trí người làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản kiêm nhiệm làm kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện chế độ kế toán hướng dẫn tại Thông tư này hoặc được lựa chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ cho phù hợp với nhu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được vận dụng các quy định tại Điều 41 Luật Kế toán và các Điều 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 để bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán nhằm phục vụ cho việc xác định nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh với ngân sách nhà nước và công tác quản lý hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh của cơ quan thuế.
Như vậy, những quy định liên quan đến công tác kế toán áp dụng cho hộ kinh doanh cá thể được trình bày cụ thể như sau:
- Chủ hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có quyền tự quyết định người phụ trách kế toán. Người đảm nhiệm công việc kế toán cần có kiến thức chuyên môn về kế toán và có thể là người thân (như bố mẹ, vợ chồng, con cái hoặc anh chị em) hoặc nhân viên thuê ngoài, như quản lý kinh doanh, thủ kho, thủ quỹ, người phụ trách mua bán tài sản, đồng thời thực hiện nhiệm vụ kế toán hộ kinh doanh cá thể
- Việc kế toán hộ kinh doanh cá thể có thể chọn thực hiện chế độ kế toán theo hướng dẫn của Thông tư 88/2021/TT-BTC hoặc áp dụng chế độ kế toán của doanh nghiệp siêu nhỏ, tùy thuộc vào nhu cầu và đặc điểm hoạt động của mình.
- Để bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán, các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có thể áp dụng các quy định tại Điều 41 Luật Kế toán và từ Điều 9 đến Điều 17 của Nghị định số 174/2016/NĐ-CP. Điều này giúp đảm bảo việc xác định nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước và hỗ trợ công tác quản lý thuế.
Vậy theo quy định trên kế toán hộ kinh doanh cá thể được quy định như sau: Chủ hộ có thể tự chọn người phụ trách kế toán, người này cần có kiến thức chuyên môn và có thể là người thân hoặc nhân viên thuê ngoài. Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có thể áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC hoặc chế độ của doanh nghiệp siêu nhỏ, tùy theo nhu cầu. Việc lưu trữ tài liệu kế toán tuân theo Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP để đảm bảo quản lý thuế và nghĩa vụ thuế đúng quy định.
3. Chế độ kế toán cho cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh cá thể
Chế độ kế toán hộ kinh doanh cá thể đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính, đảm bảo minh bạch và tuân thủ nghĩa vụ thuế. Tùy vào quy mô hoạt động, họ có thể áp dụng các chế độ kế toán khác nhau để tối ưu hóa việc hạch toán và báo cáo tài chính.
3.1 Đối với chứng từ kế toán
Căn cứ theo Điều 4 của Thông tư 88/2021/TT-BTC, các quy định về chứng từ kế toán hộ kinh doanh cá thể được quy định như sau:
Điều 4. Chứng từ kế toán
1. Nội dung chứng từ kế toán, việc lập, lưu trữ và ký chứng từ kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được vận dụng theo quy định tại Điều 16, Điều 18, Điều 19 Luật Kế toán và thực hiện theo hướng dẫn cụ thể tại Phụ lục 1 “Biểu mẫu và phương pháp lập chứng từ kế toán” ban hành kèm theo Thông tư này.
2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được vận dụng các quy định tại Điều 17, Điều 18 Luật Kế toán về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán dưới dạng điện tử để thực hiện cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
3. Nội dung, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hóa đơn (kể cả hóa đơn điện tử) thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.
Biểu mẫu và cách lập chứng từ kế toán hộ kinh doanh cá thể được thực hiện theo các mẫu quy định trong Thông tư 88/2021/TT-BTC, cụ thể như sau:
| STT | Tên chứng từ | Mẫu áp dụng |
| 1 | Phiếu chi | Mẫu 01-TT |
| 2 | Phiếu thu | Mẫu 02-TT |
| 3 | Phiếu xuất kho | Mẫu 03-TT |
| 4 | Phiếu nhập kho | Mẫu 04-TT |
| 5 | Bảng thanh toán tiền lương & các khoản thu nhập của người lao động | Mẫu 05-LĐTL |
3.2 Đối với sổ kế toán
Theo Điều 5 Thông tư 88/2021/TT-BTC, các quy định liên quan đến sổ kế toán hộ kinh doanh cá thể được quy định như sau:
Điều 5. Sổ kế toán
1. Nội dung sổ kế toán, việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được vận dụng theo quy định tại Điều 24, Điều 25, Điều 26 Luật Kế toán và thực hiện theo hướng dẫn cụ thể tại Phụ lục 2 “Biểu mẫu và phương pháp ghi sổ kế toán” ban hành kèm theo Thông tư này.
2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được vận dụng các quy định về việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán trên phương tiện điện tử theo quy định tại Điều 26 Luật Kế toán để thực hiện cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được vận dụng các quy định về việc sửa chữa sổ kế toán tại Điều 27 Luật Kế toán để thực hiện cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Theo đó:
- Nội dung, quy trình mở, ghi, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán phải tuân theo Điều 24, Điều 25 và Điều 26 của Luật Kế toán, đồng thời áp dụng theo hướng dẫn trong Phụ lục 2, bao gồm các biểu mẫu và phương pháp ghi sổ kế toán kèm theo Thông tư này.
- Cá nhân kinh doanh và hộ kinh doanh có thể áp dụng quy định tại Điều 26 của Luật Kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến sổ kế toán trên phương tiện điện tử, phù hợp với đặc điểm hoạt động của mình.
- Để đảm bảo tính chính xác trong kế toán hộ kinh doanh cá thể cần áp dụng các quy định tại Điều 27 của Luật Kế toán trong việc sửa chữa sổ kế toán, sao cho phù hợp với đặc điểm và yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh.
3.3 Đối với sổ sách kế toán hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh
Trong hoạt động kinh doanh, việc lập và quản lý sổ sách là nghĩa vụ quan trọng giúp hộ kinh doanh theo dõi chính xác tình hình tài chính, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về thuế và kế toán. Mỗi loại sổ đều phản ánh một khía cạnh cụ thể từ doanh thu, chi phí cho đến tồn kho hay công nợ.
Vậy cụ thể, hộ kinh doanh cần phải chuẩn bị những loại sổ sách nào để hoạt động được minh bạch và hiệu quả? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn khám phá chi tiết 7 loại sổ sách bắt buộc mà bất cứ hộ kinh doanh nào cũng không thể bỏ qua nếu muốn quản lý công việc một cách chuyên nghiệp và đúng luật.
| STT | Tên sổ | Mẫu áp dụng |
| 1 | Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Mẫu số S1-HKD |
| 2 | Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | Mẫu số S2-HKD |
| 3 | Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh | Mẫu số S3-HKD |
| 4 | Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước | Mẫu số S4-HKD |
| 5 | Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động | Mẫu số S5-HKD |
| 6 | Sổ quỹ tiền mặt | Mẫu số S6-HKD |
| 7 | Sổ tiền gửi ngân hàng | Mẫu số S7-HKD |
3.4 Về việc xác định doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế
Theo quy định tại Điều 6 của Thông tư số 88/2021/TT-BTC: Việc xác định doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế cho từng lĩnh vực và ngành nghề của cá nhân và hộ kinh doanh phải tuân theo quy định của pháp luật về thuế.
Cụ thể, để tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế giá trị gia tăng (GTGT), cá nhân và hộ kinh doanh cần căn cứ vào hướng dẫn của Thông tư 40/2021/TT-BTC.
4. Xác định kỳ nộp báo cáo của hộ kinh doanh thực hiện chế độ kế toán
Việc xác định kỳ nộp báo cáo của hộ kinh doanh thực hiện chế độ kế toán sẽ phụ thuộc vào quy mô, phương pháp kê khai thuế và quy định pháp luật hiện hành. Dưới đây là thông tin chi tiết và chính xác theo quy định hiện hành tại Việt Nam:
Tiêu chí xác định kỳ nộp báo cáo cho hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai dựa trên Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP như sau:
- Kê khai theo tháng nếu tổng doanh thu của năm trước vượt quá 50 tỷ đồng.
- Kê khai theo quý nếu tổng doanh thu của năm trước là 50 tỷ đồng hoặc thấp hơn.
Thời hạn nộp báo cáo đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai được quy định như sau:
- Kê khai theo tháng: Báo cáo phải được nộp chậm nhất vào ngày 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. Ví dụ, báo cáo cho tháng 9/2022 phải được nộp không muộn hơn ngày 20/10/2022.
- Kê khai theo quý: Báo cáo phải được nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo ngay sau quý phát sinh nghĩa vụ thuế. Ví dụ, báo cáo cho quý III/2022 (bao gồm tháng 6, 7, 8) phải được nộp không muộn hơn ngày 30/10/2022 (ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý IV).
Như vậy, với các hộ kinh doanh mới thành lập, nếu chọn phương pháp kê khai và áp dụng chế độ kế toán, có thể lựa chọn kê khai theo quý với cơ quan thuế, đồng thời không cần nộp báo cáo tài chính năm như các doanh nghiệp.
5. Quy định kê khai thuế đối với hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai
Không giống với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán, hộ kinh doanh thực hiện theo phương pháp kê khai cần tuân thủ các quy định cụ thể hơn về việc lập sổ sách và nộp tờ khai thuế định kỳ.
Việc hiểu rõ quy định kê khai thuế không chỉ giúp hộ kinh doanh vận hành đúng luật mà còn kiểm soát hiệu quả tình hình tài chính và nghĩa vụ thuế của mình. Vậy, phương pháp kê khai được áp dụng ra sao?
Hồ sơ khai thuế bao gồm:
- Tờ khai thuế dành cho hộ và cá nhân kinh doanh: Sử dụng theo mẫu số 01/CNKD, ban hành kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.
- Phụ lục bảng kê chi tiết hoạt động kinh doanh trong kỳ: Thực hiện theo mẫu số 01-2/BK-HĐKD, cũng được quy định trong Thông tư 40.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế:
- Trường hợp thuế được kê khai theo tháng: Hạn chót nộp hồ sơ là ngày 20 của tháng kế tiếp tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Trường hợp thuế được kê khai theo quý: Hồ sơ cần được nộp trước ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo.
Thời hạn thực hiện nghĩa vụ nộp thuế:
- Thời điểm cuối cùng để nộp tiền thuế trùng với hạn nộp hồ sơ khai thuế, tùy theo hình thức khai theo tháng hoặc theo quý.
Việc nắm vững quy định kê khai thuế giúp hộ kinh doanh không chỉ thực hiện đúng nghĩa vụ thuế mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch, chuyên nghiệp trong quản lý tài chính. Nếu bạn đang áp dụng phương pháp kê khai, hãy đảm bảo thực hiện đầy đủ các bước kê khai, nộp thuế đúng hạn để tránh những rủi ro không mong muốn trong quá trình hoạt động kinh doanh.
6. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Chế độ kế toán cho hộ kinh doanh gồm những gì?
Mô hình kế toán hộ kinh doanh cá thể cần nắm các quy định sau:
- Thuế cần nộp: thuế môn bài, thuế GTGT, thuế TNCN.
- Phương pháp tính thuế: khoán, kê khai, hoặc theo lần phát sinh.
- Hạn nộp: cuối tháng đầu quý tiếp theo (kê khai quý), trước ngày 20 tháng sau (kê khai tháng).
Ngoài ra, luật cũng quy định cụ thể các loại sổ kế toán, chứng từ kế toán hộ kinh doanh cá thể.
Câu 2: Hộ kinh doanh có được xuất hóa đơn VAT không?
Hộ kinh doanh không được xuất hóa đơn VAT mà chỉ được phép xuất hóa đơn bán hàng.
Câu 3: Hộ kinh doanh nhỏ lẻ có phải nộp thuế không?
Hiện tại, hộ kinh doanh phải nộp ít nhất 3 loại thuế: thuế môn bài, thuế GTGT, và thuế TNCN. Mức thuế tùy thuộc vào doanh thu và quy mô hoạt động. Cụ thể, lệ phí môn bài được áp dụng như sau:
- Doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm: Miễn lệ phí môn bài.
- Doanh thu từ 100 – 300 triệu đồng/năm: 300.000 đồng/năm.
- Doanh thu từ 300 – 500 triệu đồng/năm: 500.000 đồng/năm.
- Doanh thu trên 500 triệu đồng/năm: 1.000.000 đồng/năm.
Câu 4: Hộ kinh doanh nào phải lập sổ sách kế toán?
Theo Điều 2 Thông tư 88/2021/TT-BTC, cá nhân kinh doanh và hộ kinh doanh quy mô lớn phải nộp thuế theo phương pháp kê khai hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa đáp ứng được quy mô lớn nhưng tự nguyện thực hiện theo phương pháp kê khai thì phải áp dụng chế độ kế toán và làm theo hướng dẫn lập sổ sách kế toán hộ kinh doanh cá thể.
Thực hiện đúng quy định về kế toán hộ kinh doanh cá thể là điều kiện cần để duy trì hoạt động kinh doanh bền vững và hợp pháp. Từ lựa chọn phương pháp ghi chép đến lập hóa đơn và kê khai thuế, mỗi bước đều đòi hỏi sự cẩn trọng và hiểu biết.