Các trường hợp Doanh nghiệp có nguy cơ bị thanh tra về Bảo hiểm xã hội:
- Khi Doanh nghiệp của bạn vừa quyết toán thuế: Quyết toán thuế TNCN, quyết toán thuế TNDN.
- Cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ nghi ngờ công ty của bạn trục lợi BHXH khi chuẩn bị thanh toán tiền hưởng trợ cấp bảo hiểm: Thai sản, ốm đau.
- Khi Doanh nghiệp thực hiện: Báo giảm, bổ sung lao động nhiều lần.
- Doanh nghiệp của bạn nợ BHXH nhiều và kéo dài không có dấu hiệu nộp.
- Cơ quan quản lý trực tiếp kiểm tra định kỳ hoạt động Doanh nghiệp.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
Những hồ sơ này thường sẽ được Cơ quan Bảo hiểm xã hội gửi cho Doanh nghiệp cùng với công văn. Khi nhận được công văn người nhân sự cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ cần có để ứng phó. Hồ sơ chung cần chuẩn bị gồm có:
1. Hợp đồng lao động (HĐLĐ)
HĐLĐ tất cả các lao động trong công ty bao gồm tất cả các hợp đồng đã ký kết, quyết định thôi việc đối với nhân viên đã thôi việc.
- HĐLĐ chính thức: Chữ ký trên HĐLĐ phải giống với chữ ký trên bảng thanh toán lương và sơ yếu lý lịch, nếu không giống nhau bắt buộc phải ký lại. HĐLĐ phải ghi đầy đủ các nội dung được ký, đóng dấu mộc đầy đủ.
- HĐLĐ thời vụ: Làm cam kết 23/CK–TNCN hoặc 02/CK–TNCN kẹp cùng HĐLĐ thời vụ.
- Từ 01/01/2021 không còn HĐLĐ thời vụ, Doanh nghiệp nên tránh trường hợp này.
- HĐLĐ với người đã qua độ tuổi lao động: Phải bổ sung Sổ BHXH; quyết định hưu, quyết định hưởng mất sức,….
2. Sơ yếu lý lịch của tất cả các lao động đang sử dụng
Trong công văn Cơ quan Bảo hiểm chỉ yêu cầu “Sơ yếu lý lịch” nhưng để đầy đủ hơn thì nhân sự nên chuẩn bị một bộ hồ sơ đều phải được công chứng gồm:
- Sơ yếu lý lịch.
- CCCD/ hộ chiếu.
- Giấy khám sức khoẻ.
- Sổ hộ khẩu thường trú hoặc giấy chứng nhân tạm trú.
- Bằng cấp và chứng chỉ liên quan.
3. Bảng chấm công và bảng thanh toán lương
Bảng chấm công và bảng thanh toán lương là hai hồ sơ không thể thiếu và phải được chuẩn bị kỹ càng và chính xác nhất. Bao gồm các nội dung đáng chú ý sau:
- Thời gian lập bảng chấm công và bảng thanh toán lương: từ khi Doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, trường hợp đặc biệt (thai sản, nghỉ việc,…) đến thời điểm báo giảm.
- Thời gian chấm công và tính lương phải khớp với thời gian ghi trong hợp đông lao động. Chữ ký trên bảng thanh toán phải khớp với trên HĐLĐ và các chứng từ xin việc.
- Để chắc chắn bạn chuẩn bị thêm cả phiếu chi thanh toán lương có chữ ký của người lao động nếu thanh toán lương bằng tiền mặt hoặc danh sách thanh toán kèm uỷ nhiệm chi nếu Doanh nghiệp thanh toán lương qua chuyển khoản.
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân của người lao động trong công ty.
4. Bản sao đăng ký thang bảng lương và hồ sơ đăng ký sử dụng lao động với Phòng lao động thương binh và xã hội
Hồ sơ đăng ký thang bảng lương:
- Biên bản cuộc họp về quyết định thống nhất thang bảng lương
- Công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương
- Quy chế trả lương
- Quy định chức danh công việc trong công ty
- Quyết định ban hành thang bảng lương
- Thang bảng lương
Hồ sơ khai trình lao động:
- Công văn khai trình lao động
- Danh sách đăng ký sử dụng lao động (xin tại Phòng lao động thương binh xã hội Quận)
- HĐLĐ (làm theo mẫu HĐLĐ theo TT 21/2003/TT–BLĐTBXH)
5. Hồ sơ của trường hợp đặc biệt
Nếu công ty bị nghi ngờ trục lợi Bảo hiểm (vì thai sản, ốm đau,…):
- Sổ BHXH và giấy khai sinh con của lao động thai sản; sổ BHXH và chứng từ ốm đau của NLĐ đối với trường hợp hưởng chế độ ốm đau.
- Nếu sau thai sản hoặc người bị ốm đau chấm dứt hợp đồng lao động phải có quyết định chấm dứt hợp đồng kèm theo.
Một người nhân sự cần phải trang bị cho mình những kiến thức nghiệp vụ về nhiều vấn đề, đặc biệt là khi liên quan đến Cơ quan nhà nước. Qua bài viết trên, các bạn có thể hiểu hơn về hồ sơ cần chuẩn bị khi bị thanh tra Bảo hiểm để có thể giúp ích cho công việc sau này.